根据国家档案局中央档案馆关于《中央国家机关向中央档案馆移交档案时间安排的通知》要求，为方便日后档案利用和档案信息资源开发，中国科学院办公厅以机关档案移交中央档案馆为契机，于2008年1月份启动了中国科下面是小编为大家整理的机关档案数字化【五篇】（全文）,供大家参考。
机关档案数字化范文第1篇
根据国家档案局中央档案馆关于《中央国家机关向中央档案馆移交档案时间安排的通知》要求，为方便日后档案利用和档案信息资源开发，中国科学院办公厅以机关档案移交中央档案馆为契机，于2008年1月份启动了中国科学院机关档案整理与数字化项目。办公厅文档处强调项目实施要坚持“三个负责”的原则要求：一是对历史负责，保证档案资源的完整和安全，特别是加强档案的管理，落实保密要求；
二是对中央档案馆负责，把项目实施与档案移交进馆结合起来，使档案资料经过整理后符合进馆标准，能够顺利移交；
三是为将来的档案利用和信息资源开发负责，为档案查阅、编研等工作提供完整、准确的信息资源，包括为院史研究和院庆60周年有关宣传工作提供支撑和服务。目标是要打造精品项目，现将项目情况介绍如下：
一、在维护档案实体安全、确保档案内容的保密方面采取的措施
1、与项目承担单位签订保密协议，并要求项目承担单位与项目组的每个成员签订保密协议。
2、配备项目所需要的计算机，签封计算机USB接口，在项目工作间安装监控镜头。
3、不定期对项目组全体成员进行档案安全、保密意识培训。
二、结合档案的实际情况，制定实施细则，实现项目质量管理标准化
1、档案整理方面：以国家档案局中央档案馆印发的《关于移交进馆档案质量检查办法》为标准，并多次邀请中央档案馆保管部的专家进行现场检查和指导，根据档案的实际情况，确定了档案整理的实施细则。
2、档案数字化方面：以国家档案局的《纸质档案数字化技术规范》为标准，确定档案数字化以“保真”为原则，尽可能使数字化文本版式、字体、标点接近原文式样。档案数字化采用彩色JPEG格式，文字的扫描分辨率为300dpi，照片的扫描分辨率为600dpi，数据按照“年度――组织机构代码――案卷号――卷内顺序号――页号”的路径进行挂接。
三、在项目管理方面实现流程管理全程化和人员管理规范化
1、引入项目管理的理念，明确工作流程和岗位职责，设计了《中国科学院文书档案提卷与还卷单》、《档案整理与数字化流程单》，对项目17个环节严格把关，实现了项目流程的全程介入管理和全面细节管理。在项目完成后将各环节的记录按照年度汇总成册，便于日后出现问题能够进行回溯性检查。
2、采取“三审制”对项目成果质量进行把关。一审：项目承担单位对项目进行自查，合格率达到100％后，再提交文档处进行检查；
二审：文档处对档案实体逐卷逐件检查，对数据进行抽查，比例为70％以上；
三审：中央档案馆业务指导处不定期地对项目进行抽查。
通过层层审核，确保项目质量，使档案实体整理符合进馆标准，档案数字化数据清晰准确。
3、为切实贯彻项目的相关标准，保证项目质量，文档处和中央档案馆的专家多次对项目工作人员进行业务培训。
4、通过《工作间管理制度》，对卫生值日、水杯放置、人员进出等方面提出明确规定，创造良好的工作环境。
5、文档处与项目承担单位不定期地召开会议，对项目管理、标准执行、质量等方面出现的问题及时进行沟通，提出解决方案，每次会议均形成会议纪要。
四、项目成果
在院、厅领导的支持，中央档案馆的具体指导和项目组成员的共同努力下，完成了中国科学院机关1949～1966年5071卷档案的整理与数字化工作。
1、在档案整理方面：形成了90699条卷内目录，比原有44453条卷内目录增加了46246条，对每一年度每一卷档案中每份文件存在的问题进行了统计，形成《中国科学院文书档案整理记录》，并按照中央档案馆的要求形成了每年度档案的案卷目录和卷内文件目录。
在档案整理过程中，一一解决原档案分件不清、部分档案无标题或原有标题不规范、档案著录项缺失(如文号、形成时间、责任者不详等)、未翻译的外文档案题名等问题，做好档案数字化前期的基础业务工作。
2、在档案数字化方面：对549138页档案进行了扫描，其中A3幅面的档案为66270页，A4幅面的档案为479709页，形成《中国科学院文书档案数字化记录》。
机关档案数字化范文第2篇
随着经济与技术的发展,我国的档案管理已经逐渐由纸质时代向数字化时代迈进。纸质档案数字化转变是档案管理发展的必经之路,尤其是以计算机网络为载体的信息通讯技术时代的到来,更为我国纸质档案数字化管理提供了技术支持。本文主要针对纸质档案数字化的相关重点问题进行探讨,以便为我国档案数字化管理工作提供一些参考。
1我国纸质档案数字化发展现状
随着我国科技的发展,人们提高了对档案数字化管理的认识,加大了对于档案数字化管理的研究力度,虽然档案数字化管理的技术还不是很成熟,相信随着数字化技术的不断发展,我国数字化档案的脚步将会越走越快。
第一,我国已经建成比较合理的管理体系。在我国,虽然纸质档案还是档案保存的主要形式,但是随着人们对数字化档案管理认识的不断提高,我国已经建成了比较合理的管理体系。经过档案部门近些年的研究与实践,对纸质档案的数字化加工一般采用的是直接扫描的方法,以图像形式存储。这样可以有效提高纸质档案向着数字化转化的速度,也为管理人员的管理工作提供了便利。
第二,面向社会建设纸质档案数字化。纸质档案数字化发展是档案管理的必然发展趋势,我国纸质档案数字化的发展起步比较晚,但纸质档案数字化服务的出现为我国的纸质档案利用和档案事业的发展起到积极的促进作用,所以,档案数字化发展也必将越来越快,对于档案管理工作的作用也越来越重要。
2促进我国纸质档案数字化发展的相关建议
2.1 数字化处理之前做好档案鉴定
在档案管理人员进行纸质档案数字化处理之前,应该做好档案鉴定,确定应该对那些纸质档案进行数字化管理。并不是所有的纸质档案都需要,或者说都适合进行数字化管理,档案管理人员需要根据实际进行数字化档案的选择,以提高工作效率。首先,将编研资料数字化。这些编研资料的量一般比较小,而且也引用了许多档案原文,对于利用者进一步了解馆藏资源状况、满足利用需求很有帮助。其次,利用需求量大的档案也需要进行数字化管理。比如,有关婚姻、工资、房产、学籍等档案可以分期进行数字化管理,以满足使用者对这些档案资源信息的需求。最后,需要进行抢救性保护的珍贵濒危档案是档案数字化管理的重点内容,这些珍贵濒危档案可能涉及到很多重要的信息资源,所以需要管理人员重点保护,同时积极进行数字化管理。
2.2 数字化处理之中确保质量规范
在档案管理人员进行纸质档案数字化处理时,应该建立严格的管理制度与数字化质量规范,以确保加工环节的规范化与档案数字化的质量。严格的管理制度有利于提高工作人员质量与安全第一的认识,保证档案数字化的顺利发展。首先,与数字化加工专业公司签署质量协议,提出相关质量要求。根据国家相关规定,档案管理部门,提出质量标准与质量要求,并与数字化加工专业公司签署文本形式的质量协议,以此为数字化加工过程中出现质量问题提供解决问题的依据文件。另外,档案数字化的质量规范是相当重要的。首先,对于一些较为机密的档案信息需要签署保密协议,严防在数字化加工过程中发生纸质档案的损毁、丢失、泄密等现象。其次,从用数字化档案时的安全性、准确性考虑,科学地、准确地录入机读条目。档案信息条目的录入是当前馆藏档案数字化加工的重要环节,需要管理人员进行严格的管理。规范化地录入机读条目,可以使将来档案信息的利用环节变得更加便利,同时也可以有效地保证在查询档案时,不会查到其他人的档案信息,为他人的档案信息安全提供保障。最后,严格监督校验工作,因为校验工作将直接影响到纸质档案数字化加工的质量,需要专业知识充足,经验丰富的工作人员进行校验工作,以防发生如漏扫、扫出来的PDF文件页面不美观、PDF文件档号命名有误等问题。
2.3 数字化处理之后加强信息维护
在档案管理人员进行纸质档案数字化处理之后,应该注意加强对档案信息的维护工作。
档案数字化加工过程中的档案安全建议。档案数字化过程中信息资源的安全问题是档案管理人员需要提高重视的重点问题,尤其是对于一些相对较机密的档案信息。当纸质档案进行数字化加工过程时,需要对计算机中的相关系统进行检测,已确保没有非法拷贝程序。还要将工作区与休息区隔离,严禁工作人员将私人物品带入,将工作物品带走,提高安全意识。开发先进有效的安全软件,提高计算机网络的系统安全。计算机网络资源以其强大的信息量与高度开放性深受广大使用者的喜爱,计算机网络在为人们生活与生产提供便利的同时,也为一些不法分子进行违法活动提供了机会。不法分子利用网络窃取档案管理中心的档案信息,破坏档案信息的机密性。所以,相关人员应该着重研究档案信息安全软件,提高软件的安全性,确保档案信息的安全性。
档案数字化加工之后的档案安全建议。纸质档案数字化加工过程需要加强安全防护,数字化加工之后同样需要重视档案信息安全性的管理。首先,管理人员应该对扫描之后的数字化档案进行核实工作,然后将加工过程中的相关硬盘销毁,以防档案信息被泄露。其次,提高管理人员的安全意识,在有使用者需要调取档案信息时,需要根据规定进行详细身份信息的登记,详细询问调取档案者调取档案的目的,并跟踪管理。最后,档案管理者还要加强监督巡查工作,即随时进行档案信息库的抽查工作,及时对信息安全软件进行升级,以防不法分子趁机进入档案管理中心的网络,进行不法活动。总而言之,档案数字化管理需要提高全体管理人员的安全意识,以保证数字化档案信息资源的安全存储与调用。
3结语
纸质档案数字化管理是一项任重道远的工作,需要相关研究人员与管理人员提高认识,以积极的工作态度与科学的管理办法增强对数字化档案管理的力度,同时,还要增强对数字化档案的扫描质量的跟进,以提高数字化档案的质量。另外,对于数字化档案录入过程还需要提高监督与检测力度。管理人员对数字化档案应该做到保持档案的真实性与原始性,保证数字化档案储存及调取的及时性与有效性,提高数字化档案的管理水平,为我国数字化档案的进一步发展做贡献。
参考文献
[1] 靖广华．综合档案馆纸质档案数字化思考[J].陕西科技,2010(4).
机关档案数字化范文第3篇
一、加强电子文件收集归档，防止资源浪费和重复建设
电子文件归档工作在基层档案室完成，这是档案信息化建设的前端基础工作。青岛市自2002年即开始了电子文件归档的试点工作，通过试点提出了纸质文件与电子文件“四同步”（同步归档、同步整理、同步著录、同步利用）的管理模式，得到了国家档案局的认可。为此，市档案局专门开发了适应电子文件归档管理和立卷改革需要的“易初（机关）档案管理系统”，在市各级机关使用，确保了电子文件的归档保存。青岛市市直机关2002年度电子文件归档并移交市档案馆2万多件，文件级目录20多万条，电子公文归档率达到80％以上。2003年度各进馆单位文书档案电子文件归档率基本达到了100％（会议记录和保密文件除外）。
二、建设数字文件中心，深化电子文件归档工作
随着电子文件收集归档工作的深入以及电子政务工作的推进，市档案局提出了建立青岛市数字文件中心的设想，该项目列入了2004年青岛市电子政务工作试点示范项目，并得到了一定的财力支持。建设数字文件中心的目的是在对各级机关产生的数字文件的收集、整理、归档情况进行检查指导和有效监督的基础上，将数字档案信息接收到数字文件中心，经过分级审查、整理，在保证信息安全的前提下，向政务网用户提供利用服务，最终建立起涵盖青岛市、区二级机关的数字档案信息的服务平台。数字文件中心的建设既是对网络环境下档案馆室业务建设模式的一种探索，也是对进馆数字档案的一种前瞻控制，适应了网络环境下档案管理工作的发展，对提高进馆档案数字化率奠定了坚实的基础。
为配合数字文件中心的建设，2004年7月，青岛市档案局与市电子政务办公室联合印发了《关于印发网络环境下馆室一体化实施方案的通知》，为数字文件中心的建设提供了制度保障。方案提出了文件归档移交馆室一体化、档案管理馆室一体化、档案利用馆室一体化、档案工作监督指导馆室一体化等具体实施内容。方案要求凡应依法向市档案馆移交档案的机关、团体和具有行政管理职能的市直事业单位，应于2006年底以前分期分批加入数字文件中心，实施馆室一体化。区（市）直机关、团体应在“十一五”期间全部完成。
三、开展数字化档案室建设，控制进馆档案数字化率
青岛市各机关都建立了自己的局域网络（包括依托电子政务网络建立的虚拟网络），基本实现了网络化协调办公。这就对本机关档案信息的需求提出了较高的要求。青岛市档案局从推进档案信息利用出发，按照青岛市数字档案馆建设规范，于2004年初提出了建设数字化档案室试点工作，得到了支持和拥护。市直机关共有23个单位列入了试点工作，至2004年9月份完成了室藏档案数字化任务，共数字化档案近百万页。这些数字化信息丰富了各机关网络信息的内容，解决了档案进馆数字化问题。同时开展数字化工作，也带动了档案信息内容产业的发展，仅某扫描工作室通过承接数字化业务，就解决了几十人的就业问题，并收到了可观的经济效益。
机关档案数字化范文第4篇
关键词：档案；
数字化管理；
纸质档案
在全球信息化的时代，传统的档案管理体系迎来了新的挑战。面对日渐增长的电子信息技术，人们的工作、生活都实现了自动化、标准化、网络化，一些日常的工作可以通过互联网和计算机来完成，这导致了文件也从纸和笔转变成了电子档案。大量的纸质文件变成了信息数据，促进了档案数字化，而对档案数字化的管理就显得尤为重要。
1 档案数字化管理的优势
1.1 能增强立卷制度执行力。
1983年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅的《机关档案工作条例》的规定：“凡机
关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行立卷，并定期向档案部门归档”，从以上规定可见，文书处理部门整理（立卷）在我国是一项基本制度。传统的档案管理工作，档案立卷是档案管理的重要步骤，现代化管理档案也要求所有档案均需立卷。但至今，在档案管理工作中，部门立卷的落实程度始终有待考量，不少单位档案室迄今仍未建构健全的部门立卷制度，或者制度形同虚设，没有很好的执行，个别部门每年仅送几次较散乱的资料给档案室的相应负责人，以代替部门进行立卷，但档案管理人员由于知识结构和业务领域的受限，同时每日均有大量工作需完成，对每一个部门的工作内容未必了解透彻，也就必然的不能保证所上交材料的完整和成套性。但档案数字化后，结合网络管理，由档案员将各部门已输入到电脑中的文件资料进行统一立卷编目，如此可提高档案归档质量。
1.2 不受时间和空间的限制
档案数字化管理改变了传统管理模式，使档案资料在管理和利用上都不仅限于上班时间。在传统管理模式中，想要翻阅档案资料需要在特定的场合中，利用办公用具，经过管理人员审批后才可以使用，在实现档案数字化管理后，只需要在互联网、局域网、计算机网络等网络平台中就可以翻阅。以计算机、电脑工作台为主要办公工具，通过档案编码就能精确查找。这样不仅节省了大量的时间，也降低了档案管理员的工作难度。在企业各部门内部，大量的电子档案、文件被整理出来，通过有序的编码将资料存在硬盘中。这种方式使得电子档案可以存贮于不同的载体中，同时易于保存，只需要把档案、文件进行加密处理，就可以提高文件的准确性。使用者只需要获得允许，就可以查找所需的资料。有效提高了档案管理部门的工作效率，立卷部门也只需要将资料、文件输入到计算机中，定期对文件、资料进行更新，再输送到档案室就可以了。档案管理员通过管理系统将档案卷编目、整理，同时打印目录，方便查找。整个操作流程节省了大量的人力、物力、财力，提高了办事效率，促进企业快速发展。
1.3 增强纸质档案原件的保护
纸质档案实现数字化后，可以把原件妥善地保存起来，工作中档案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现，这样可以避免或减少对档案原件的使用、损坏，可以有效地延长原件的保存时间；
特别是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理将得到更好更长远地保存。
2 档案数字化过程中存在的问题
2.1 档案数字化硬件严重不足
档案数字化需要以硬件设备为基础，是以信息采集设备、信息存储设备和信息利用设备为依托。其中，信息采集设备通常由档案资料和照片采集设备、声音和影像采集设备以及信息转化设备组成；
信息存储设备通常由磁盘阵列、光盘库组成；
信息利用设备通常由计算机、万维网、打印机、复印机等组成。在选购硬件设备时，应当依据数字化对象的具体情况确定，但是由于各档案部门财力紧张、认识不到位等情况的存在，导致很多档案馆、档案室出现硬件设备严重不足，即现有的硬件设备很难满足档案数字化的实际需要。
2.2 电子档案存储受载体制约性强
电子文件的存储、利用、处理均离不开软硬件设备，然而，尽管计算机存储设备容量越来越大，但电子文件却成几何级数增长。同时，相关应用软件更新速度非常快，很多早期形成的电子文件在新软件环境中存在无法读取的问题，而很多不能实现兼容的软件也会造成数据的无法读取。
2.3 档案数字化管理有一定的风险性
在信息技术逐日普及的今天，网络信息安全问题随之凸显，电脑病毒与黑客非法入侵等均为计算机系统里的档案信息造成了极大威胁，增加了档案保密管理难度。另外，部分档案在转换成电子档案时，主要利用电子编码技术来进行档案编辑，电子编码技术在应用时有一定的弊端，如果对原始凭证内容进行修改也不会留下任何痕迹，相关管理人员是很难及时发现的。所以，违反《档案法》的行为应备加警惕。
3 档案数字化进程中出现的问题的对策
信息技术将档案工作带入了存储数字化的新时代，面对档案数字化进程中出现的问题，应通过有针对性的措施，推动档案数字化的进一步发展。
3.1 加大档案数字化硬件投入力度
档案数字化要以档案硬件现代化为前提，并且越来越离不开高技术作为支撑。为此， 在信息采集环节， 应遵循“硬件求”原则， 购置必备的文字、图片、音像等采集设备以及转换设备， 并按相关标准建设；
在信息储存环节，要配置适应业务需要的磁盘阵列、光盘库；
在信息利用环节， 购置必备的计算机、打印机、复印机， 提高因特网配置，并及时做好更新换代， 确保档案数字化不受阻碍。
3.2 有效解决载体储存问题
坚持选好数字档案的载体光盘进行归档，实施更趋完善的数据安全监控，全程监管光盘性能和参数，确保光盘档案数据安全。
3.3 保证档案数字化的安全性
档案数字化的安全性问题已经引起了业界普遍关注，加强档案安全性建设至关重要。一方面，对于涉及重大政治、军事、外交、经济和尖端科学技术的档案，要高度保密，不将其列入数字化范围，并做好严格的保密与保护。另一方面，要加强数字化管理，保证档案原件安全，防止人为破坏、计算机病毒侵害或恶意删除等。
总之，档案数字化管理是信息社会对档案管理工作的必然要求，也是档案工作发展的必然趋势。因此，我们要在充分认识档案数字化管理中存在的各种问题与不足基础上，进一步做好档案网络化建设，并以此为切入点和着力点，以扩大档案信息资源共享为目标，切实加快推进档案数字化进程，为我国档案事业早日步入“数字化”打下深厚的基础。
参考文献
[1]金晶.探讨如何进行档案的数字化管理[J].湖北函授大学学报，2012（02）：112-113.
机关档案数字化范文第5篇
一、企业数字档案集中管理的必要性分析
1.符合法律法规要求
《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”，由此可见企业数字档案集中管理是符合法律法规要求的。
2.数字档案集中管理有利于企业档案的安全
对于电子文件，其生成者更关注的是电子文件的现行价值，由于其业务活动的需要，生成者对其真实性、可靠性负责，当电子文件进入数字档案阶段，如无专人管理，很可能出现不存档、随意改动、销毁等现象。数字档案集中到企业数字档案馆后，企业档案馆拥有专业的档案管理人员和较好的技术条件，可以保证数字档案的妥善保管，实现数字档案长期有效管理，有效防止数字档案的随意删改和销毁，保证数字档案的真实性和可靠性。
3.有利于档案信息共享，提高数字档案利用
效能企业的数字档案虽然产生时相对独立，但利用时常常是综合利用。如一项产品档案，前期的合同及各种批文通过企业的OA系统生成并存储，设计、生产、物料、质量等产品数据由各信息系统生成后集成至企业的PDM系统，会计数据由财务管理系统生成并存储，相应的声像材料由企业的宣传部门生成并存储。实行数字档案集中管理后，所有的数字档案集中至企业数字档案馆，由于它们同属一个产品，数字档案具有有机联系，企业的相关机构在需要利用时，可以便捷地从数字档案馆中检索出该产品，并通过授权合理利用该产品的各类数字档案，可显著提高档案的利用效率。
二、企业数字档案集中管理策略分析
1.建立企业数字档案管理标准和规范体系
由于企业的电子文件是从企业不同的信息化平台上产生的，电子文件对其产生的软硬件环境有一定的系统依赖性，如简单地将其拷贝收集必然造成其不可识读性。所以实现数字档案的集中管理首先应统一企业的数字档案管理标准和规范，根据国家档案局的《数字档案室建设指南》要求，数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)、《归档文件整理规则》(DA/T22)、《档号编制规则》(DA/T13)等国家标准或地方规范的要求，应参照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)设置、捕获电子文件元数据，参照《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)对电子文件与其元数据进行封装。企业参照国家和地方的标准法规建立企业数字档案管理标准和规范体系用以指导企业的数字档案工作。2.制定企业数字档案归档范围企业数字档案的来源主要是：(1)各信息化业务系统产生的电子文件转化为数字档案，如OA系统、PDM系统等；
(2)各种数码设备人工采集的数码文件，如数码照片、录像等；
(3)实体档案数字化产生的数字档案。理清数字档案的来源并有针对性地制定企业数字档案的归档范围是进行数字档案集中管理的保证，制定归档范围之前需要对企业的各个业务环节进行调研，统筹分析，并结合传统档案的归档范围来进行制定，一方面要尽可能地包含各个信息化业务平台产生的对党和国家、社会、企业具有保存价值的各类电子文件，另一方面也要结合企业的具体情况，对于部分暂时直接转化为数字档案有困难的档案，可先期采用实体档案数字化转化的方法生成数字档案。企业数字档案的归档范围应经企业机关及下属机构会签，并以红头文件形式发放到企业机关及下属机构，成为数字档案集中管理的行动依据。
3.对数字档案进行全生命周期管理
1940年，美国档案学者菲利普•布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。数字档案的真实性、完整性、安全性控制贯穿了文件生命周期的全过程，电子文件在其生命周期的全过程中都会有数据被篡改、版本变化、格式过时、计算机软硬件升级、存储介质破坏等风险，因此，在电子文件的形成阶段就应从管理和技术两个方面采取措施对其进行前端控制，将形成的电子文件的鉴定工作前移，对完成鉴定的电子文件进行实时归档，确保数字档案的真实性、完整性和安全性。
4.采用数字档案集中式存储、分布式共享模式
数字档案的集中管理和有效利用是企业数字档案管理工作的目标，企业的数字档案集中管理可采用集中式存储、分布式共享模式。数字档案收集环节，在企业的内部网络支持下，通过相应的档案信息化系统，实现企业数字档案馆(室)与机关及各下属机构实时进行数字档案的汇总、移交、传递，并且通过信息系统提供的元数据策略及电子文件完整性校验策略同时归档其元数据信息，并对电子文件的完整性进行校验；
鉴定整理环节，将校验后的数字档案经鉴定、整理后集中存储在档案管理服务器中；
数字档案利用环节，再次在企业内部网络支持下，通过相应的档案信息化系统，分布于企业各个工作岗位的终端实现数字档案的共享利用。这样实现了数字档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用全过程无缝连接，也可同时确保数字档案的长期保存与利用。
5.建立数字档案集中管理安全机制
数字档案集中管理过程中，档案信息通过网络收集、存储、共享，与传统的库房档案管理模式相比，面临着更大的安全风险，因此需要建立数字档案集中管理安全机制。首先应建立数字档案安全运营组织机构，然后制定相应的制度对数字档案工作流程和操作过程进行规范，增加认证授权、应用访问控制，从而保证数字档案的整体性、安全保密性，同时从有效预防、可靠保护、安全检测、监督管控、有效应急处理等工作环节入手构成闭环管控体系，建立涵盖防御系统建设、监督管控体系、容灾备份处理系统、快速应急处理、技术支撑平台的安全保障系统。数字档案的备份工作尤其重要，在进行容灾备份处理时应有效地设置数据冗余，进行异地备份处理，并可采用热备处理及磁带机等进行安全备份。数字档案集中管理是企业数字档案馆发展的必然趋势，只有实现数字档案的集中管理，企业数字档案资源的安全才能得到保证，数字档案才能更好地为企业的发展提供服务。
参考文献：
[1]宁波.电子档案管理模式探析[J].黑龙江档案，2014(5)
[2]赵豪迈，寇曼.数字档案集中管理策略初探[J].档案与建设，2014(12)
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