以往施行的档案管理机制的重点第一是方便搜索，使用，第二是保障档案安全。档案管理体系纵向运用前进时，会体现和别的运用体系综合的状况，例如文档管理整体性。针对这种综合，要用革新思想来解决好各个部分的冲突。下面是小编为大家整理的2023年度档案管理信息化【五篇】（精选文档）,供大家参考。
档案管理信息化范文第1篇
1.1创新与安全的挑战
以往施行的档案管理机制的重点第一是方便搜索，使用，第二是保障档案安全。档案管理体系纵向运用前进时，会体现和别的运用体系综合的状况，例如文档管理整体性。针对这种综合，要用革新思想来解决好各个部分的冲突。并且电脑体系以及网络自身在安全部分都存在不足，硬件：人为亦或者自然灾难；
软件：受到病毒侵入。并且还没有有关的内部手段进行管理、安全思想脆弱等要素，容易让网络不法分子趁虚而入。
1.2标准化、法制化的挑战
因为档案本身的繁琐性，国内政府的档案管理系统十分繁琐，不集中管理比较突显。因为多处管理，各自有各自的规则，导致了管理规范化统一难。档案方面依据的法律法规较少，乃至对达50年历史的档案一定要密封级别都没有相关的法律根据，导致很多的档案由于密级状况没办法施展其作用。
1.3技术支持不全面
一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。
2如何改进档案信息化管理工作
2.1转变管理模式
伴随着现代化管理措施以及装置的引入，尤其是电脑、缩微、光盘、多媒体等技术的前进为现在档案管理的前进供应了优越的条件，现在措施推动以往的档案管理形式面对着新的前进。现在，档案管理作业的关键也符合数字化管理的需求，档案管理从以前的实物改变到信息能源的管理，使用信息为管理宗旨，对产生的各类档案开展数字化制作，使用现代化措施对档案信息能源开展管理。档案使用信息化能够多次重复、多平台的使用，必须经过信息化，才能够完成档案信息能源的运用价值，可以为经济前进、科学技术前进等方面供应更加完整、更加便利、更加高效的服务；
可以创建出更高的社会以及经济利益，促进其成为将来信息社会前进的珍贵战术能源。
2.2加强基础设施建设
电子电脑措施是现在新措施改革的先进措施。电子电脑拥有计算数据块、精准度高，储存资料以及逻辑辨别性能高并且主动开始计算等特征，在文件的管理上，使用电脑开展资料的收取、搜索、读阅、奉还，还有辨别到时间需要消灭的资料等档案的管理作业。在档案管理中，使用电脑进行档案的搜集、收拾、编写搜索方式、实质简介以及编写内目次，还能够供应库房使用。在特别档案作业中，例如编写大规模搜索工具、为档案的研发作业供应服务和档案计算等作业。所以第一先把电子电脑装置到硬件上，提升各种档案管理室使用电脑以及网络措施的运用水平，慢慢提升档案信息化程度。第二要创建以及健全局域网络。使每一项作业都网络化，增强档案的使用。
2.3建立有效的信息系统
首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；
其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；
再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；
储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
2.4提高档案工作者专业素质
现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案管理者必须具多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学及档案自动化管理等有关专业知识和基本技能。再次，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习相关知识，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造及培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法建立复合型人才群体和梯队型人才结构。
3结束语
档案管理信息化范文第2篇
一、档案管理信息化的内涵
（一）档案管理信息化的定义
档案管理信息化是指在档案管理过程中，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。对档案资料进行数字化加工，就要求根据不同专业、不同行业的具体特点，按照不同的标志进行检索、分类、归纳和汇总，以实现信息化管理。其特征如下：①档案信息的数字化和网络化；
②档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；
③档案信息利用的共享化；
④档案信息服务的社会化。
（二）档案管理信息化的主要内容
档案管理信息化内容包括：①信息化的基础设施建设。软件基础设施是信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。②档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，其开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设的实效所在。③档案的标准规范建设。标准规范建设是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件的归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用，逐步形成档案信息化的标准规范体系。④档案信息化的应用体系建设。它是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。⑤信息化人才队伍建设。这是档案信息化的成功之本，对其他各个要素的发展起着决定性作用。
二、档案管理信息化发展的制约因素
（一）档案信息化管理基础工作不牢
主要表现在硬件设施和软件环境两个方面。硬件设施的问题是指实施信息化管理的工具缺乏，硬件设施主要是相关的一系列必要的工具器材，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机、缩微设备、复印机以及光盘、磁盘等等，由于这些设备的配备都需要较大的经费投入作保障，而且设备的后期维护成本也较高，资金缺乏往往就会导致设备配置紧张。缺乏了必要硬件设备，纸质的档案转换、加工处理、整理分析工作也会受到影响，快捷高效的信息化管理便无从谈起。软件环境是指档案信息管理各个环节的标准规范。比如在把纸质的档案转换成电子文档这个阶段，缺乏详细统一的标准来要求什么样的纸质档案应该采用何种转换格式，导致相同类型的纸质档案经过不同的部门和人员处理就有不同电子格式，增加了信息化管理的工作量和工作难度。还有一些电子表格，同一种表格不同部门或人员填制的格式互不相同，也增加了档案整理、归档的难度。如各类表格，其填写往往缺乏完整性，备注栏填写各式各样等情况大量存在。同时，在电子档案的保管、传递、调阅、使用等环节都没有统一的刚性的要求，存在很多人为主观因素。
(二)档案信息的保密安全性差
档案信息需要共享，这是由档案信息资源自身的特点决定的，档案信息共享也是档案信息化建设的一个基本目标。而信息共享具有限制性，即在一个特定范围内共享；
档案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管理中，由于网络等技术的应用，使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加，除了常见的网络病毒、网络黑客对管理计算机的入侵，工作人员无意泄露等情况外，电磁泄露、剩磁泄露等威胁更是防不胜防。此外，由于信息化管理下档案信息与载体是可以相互分离的，泄密具有很强的隐蔽性，几乎无法判断档案信息是否被非法复制，而且档案信息在泄露后可借助网络快速传播，很难实现泄密后的补救控制。因此，档案信息共享与安全保密形成了矛盾。
（三）可利用的档案信息资源少
档案馆承担着档案保管和档案利用的职能，但是，长期以来，档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集，并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。即重视档案馆内部组织管理，轻视研究和预测社会对馆藏信息的需求；
重视馆藏服务方式，轻视深层次的信息服务；
重视馆藏档案信息的政治性和保密性，轻视馆藏档案信息的社会性和文化性；
重视以实体为中心的“保管模式”，忽视以信息整合为中心的“后保管模式”。浏览网上档案馆就会感觉到可利用的档案信息资源实在是太少了，读者不愿光顾。
（四）档案管理人员素质偏低
作为一名合格的档案信息化管理工作者，不仅要掌握计算机理论知识和运用技能，熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，而且还应具备对档案信息的加工、提炼能力，把有价值的档案信息有效的传递给档案利用者。这就对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求，因此，只有那些既谙熟档案管理又掌握现代信息技术的复合型人才才能胜任这项工作，但是，囿于我国传统的用人体制，再加上现阶段档案部门对档案管理人力资源投入资金有限，这就使得现有工作人员接受培训机会渺茫，优秀人才又难以被吸纳进来，直接导致档案队伍综合素质普遍不高，严重制约了先进技术和先进管理在档案管理信息化建设中的推广和应用。
三、实现档案管理信息化的对策
（一）夯实档案信息化管理的基础
首先是要加强硬件设备的配置。由于档案工作向来不受单位的重视，档案部门必须正确认识自身所处的地位，多方面争取领导的支持，并将档案信息化管理纳入整个单位信息化管理体系当中，才能更好的获得支持，从而改善设备条件。需要充分配备的硬件有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机等。设备配备要把握一个原则：既满足工作需要，又节约成本。对于这些设备，档案部门要指派专人对档案信息化管理的电子设备进行维护，保证设备的正常工作，不影响信息化管理的工作效率。
其次要加强标准化、规范化建设。电子文件从形成到归档，涉及到的岗位和人员众多。要确保收集到的档案信息的真实性、完整性和有效性，就必须在电子文件的形成、流转、处置、直到归档的各个环节，实行标准化、规范化、制度化的管理，确保同一类型的档案在不同的部门和人员之间产生的电子文档格式、大小、样式一致，方便对档案实行信息化管理。如文本档案要采取tx t记事本格式还是e x c e l格式，必填的项目该如何填写，选填项目可否有填写者自行删掉，填写后由谁保管，保管多长时间，保管人要负什么责任，调阅的方式和办理程序等等，都要有统一的要求。在此基础上，严格电子档案管理的各个环节，包括生成、加工、还有保管、借阅的程序，做到归档统一、保管安全、使用有序，使制度变成归档人员的自觉行动并及时做好软硬件设备的更新维护。
（二）保护档案信息的安全
网络化档案信息开发利用的正常运行，要依赖于计算机网络的安全。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程；
对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全；
在系统安全管理上，通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，确保档案信息资源的安全、有效以及网络系统正常运行安全；
同时，还必须重视培养电脑技术开发人才，解决技术上的障碍；
此外，要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠；
最后，还要加强对信息工作人员的管理，由于信息时代，档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息，因此，加强对信息工作人员的管理，建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员队伍，非常现实和必要。
（三）加强档案信息化资源建设
档案信息资源建设是档案信息化建设核心的重要要素。一是要从丰富馆藏入手，狠抓信息的储备，开展广泛的收集、广揽社会信息、改善馆藏结构，增加档案门类。二是要在进行数字化的时候，不仅是把现成的档案数字化，还要对分散的档案信息进行整合、加工，把经过二次加工的信息同时进行数字化，才能真正扩充信息资源，提高信息资源的质量和利用率。在档案管理系统建设中常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种无视标准化、拒绝采用标准的观念极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也很有成效，但不具有通用性，无法实现必要的共享。采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的推动作用。因此，必须大力推进共同标准的制定和应用。对耗费巨大的部分标准，例如电子档案的标准更应统一领导，集中力量，不断推进。同时，相关的立法工作也应及时跟上步伐，这是档案管理信息化建设健康发展的重要保证。由于档案馆是一个信息社会的重要组成部分，在该领域中会遇到国内外各种各样的法律问题，必须认真研究计算机和网络的法律法规，以保证信息化建设的正常进展。
（四）加强档案信息管理人才的培养
档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。作为应用性很强的档案工作，为了培养档案管理人才，必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足档案管理信息化的需要。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段———档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作。档案工作人员必须能熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。因此，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。
参考文献
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[2] 郭敏.浅析档案的信息化管理[j].山东档案,2008(05).
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档案管理信息化范文第3篇
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。那怎样才能实现档案管理的信息化呢？
1必须加快档案管理基础平台建设
档案管理信息化基础设施的建设，是档案管理实现现代化的基础和前提，是档案信息资源建设的保障，是成功建设各项档案应用系统的先决条件，档案管理信息化基础建设的优劣，直接影响到档案管理现代化的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划主要包含了以下两大部分，即档案信息化建设的平台和网络。首先，我们要加强档案的网络化建设，使档案覆盖到网络的每一个节点。其次，要加强档案管理软件的开发，使其较好地应用于档案网络之中，建立起稳固的档案信息资源共享的支撑平台，实现信息传输的网络化。再者，要对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。同时，需要建立各种规范化、标准化的目录和内容数据库，提高档案信息服务的整体水平。
2档案管理信息化与电子政务建设同步发展
档案信息资源是人类社会发展的历史产物，是对历史的一种真实的、有效的记录，是国家的一种原始的、惟一的、无可取代的信息资源，是建设电子政务过程中不可缺少的重要信息资源。我们应当把档案信息化建设融入于国家电子政务建设的大环境内，在依法行政、政务公开的大局中去思考，合理建设，合理规划。这样，才能使档案信息化建设、档案信息资源的应用真正成为电子政务的重要组成部分，发挥其真正的作用。我们不仅要把档案信息化建设作为档案部门目前和以后的一项重点工作来做，而且同时也要把档案信息化建设工作作为政务信息化建设的重要组成部分。两者合一，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。
3提高档案管理现代化水平
在信息资源汹涌澎湃的当今社会，高品质、高层次的信息管理手段就变得尤为重要，是信息化建设能否良好运行的条件，提高管理现代化水平已经刻不容缓，是档案部门能否顺利进一步发展的关键所在。我们要借鉴当代管理学中优秀的科学理论依据和方法，结合档案管理的实际工作，在实践中摸索、总结和发展，最终形成一套趋于完美的、符合我们的档案管理现代化理论体系。我们还要不断将现代社会中先进的技术设备、技术手段和成果引入到档案管理之中来，利用这些现代化的手段和方法，有效地提高档案管理的专业化和自动化。
4加强档案管理中信息技术人才的培养
在信息化社会中，决胜的关键所在是人的受教育程度及其综合素质高低。目前，在档案管理中，能够掌握档案管理同时又懂得计算机技术的复合型人才十分缺乏。所以，档案部门首先要重视对这种复合型人才的培养，加大其培养力度，采用科学的、优质的培养手段，强化人才培养体制，建立起以管理人才为基础、复合型人才为重点、高科技人才为骨干的档案管理队伍，以满足档案信息化建设的需要。另一方面，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。
5统一档案信息资源管理规范
档案管理信息化范文第4篇
[关键词]档案管理；
管理信息化；
信息
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.130
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-0-01
在信息时代下，社会中充斥着各种各样的信息，令人们眼花缭乱，无法辨别真假，无法及时准确地加以利用，因此，当前各个行业对信息管理的要求愈发严格。这使档案管理信息化工作面临着的重大机遇和挑战。因此，要加快档案管理信息化进程，促进档案管理信息化技术手段不断优化升级，发挥档案管理信息化的积极作用，满足人们对档案管理信息化的要求。
1 档案管理信息化
1.1 档案管理信息化概述
档案管理的信息化是指在管理作为信息重要载体的档案时，全面地应用现代化的信息技术，如网络技术、图文技术等对档案信息资源进行安排、管理与配置并最终实现资源共享的过程。档案管理信息化是将原本的纸质版档案转化成电子数据予以保存，更好地实现了档案的保存，同时能够进行信息资料的自动化查取，从而达到为人民群众服务，推动社会向前发展的目的。
1.2 档案管理信息化中存在的问题
首先是档案管理的信息化相比起传统的档案保存增加了安全风险。在网络的飞速发展之下，互联网的使用已经遍及社会的各个角落，在如此大面积使用之下，随之而来的就是网络安全隐患的增加。这会导致一部分不法分子伺机窃取、攻击甚至是篡改档案信息，这样的情况一直困扰着档案管理人员，威胁着人民群众。
其次是档案管理人员的素质差强人意。档案管理信息化工作自身的专业性和复杂性，使档案管理工作对相关人员的素质要求也在不断提高。而当前的实际情况是，档案管理工作人员的整体素质不高，管理意识不强，同时，档案管理信息化工作的方式方法与时代脱轨，不适宜于时代的要求。
最后是档案管理不够规范，信息质量不高。主要表现为档案名录细则不够细致、档案分类不够准确，对于档案标号没有统一的标准，在档案管理信息化工作的具体实施中常会带来更多的麻烦。另外，档案管理信息化后电子数据的易更改性和不稳定性等特征也降低了档案管理信息的最终质量，无法保证其真实性。
2 提高档案信息化管理的水平
2.1 提高档案管理工作团队的整体素质
针对当前工作人员整体素质不高的情况，要做的不仅是逐渐培养他们的专业素质，加强他们的工作能力，还要建立更严格的选用机制，将真正有相关技术能力、高素质的人选到档案管理工作中。此外，还要借鉴国外成熟的技术和管理理念，并并在具体的实践工作中探索自身独具特色的工作道路。每一位档案管理工作人员必须熟练掌握电子档案的管理方法，相关的网络技术、图文表格技术等工作技能。从而正确判断档案保密程度和开放程度，保证档案分类、编号等工作的标准化，实现档案管理信息化在信息共享方面的积极作用。
2.2 转变档案管理人员的思想态度
档案管理的重要性不言而喻，但是实际上一些从事档案管理工作的人，却并没有从内心重视这份工作。所以，应当加强对档案管理工作人员的思想教育，帮助他们理解自身行为对社会的重要性。唯有转变档案管理工作人员的思想态度，令他们从内心热爱档案管理工作，才能使工作人员注重自身工作行为的规范性和科学性，在整理有关信息时更加全面细致、小心谨慎。另外，还要培养档案管理工作人员的责任感，形成认真负责的工作态度，并要求工作人员始终以热情的态度进行服务。
2.3 制定档案管理的统一标准，重视档案的安全问题
首先，要以国家有关部门的权力为依托，制定一个档案管理工作的统一标准，将实际操作中涉及的问题明确展现出来，对行业内所有单位的管理行为予以统一约束。以此令档案管理各个环节中电子数据可以实现真正的标准化和有效性。其次，要不断发展科技，对档案管理信息化工作进行改革创新，使档案管理的工作方式能够符合时展的要求，满足人民群众的需要。同时，还要将更成熟先进的科学技术应用到档案管理信息化工作中，提高管理工作的专业性。最后，就是要在政府的帮助下，令行业内更多的单位在进行档案信息化管理时配备足够专业科学的器材。
以上是针对档案管理信息化中存在的问题所提出的管理建议。但是保证信息化档案的安全性和真实性，还需要涉及统一协调所有的环节，使其相互协调配合，才能达到更好的效果。
3 结 语
在时代的飞速发展进步下，如何将信息更及时有效、真实安全地传达给人民群众是档案管理所面临的重要问题。笔者建议利用高科技技术实现档案管理信息化，使档案管理工作更全面、更高效，更好地为人民群众生产生活服务。因此，在实际工作中，要及时处理档案管理中存在的问题，不断革新档案管理工作方式方法，令档案管理工作顺应时展，发挥出应有的作用。
主要参考文献
档案管理信息化范文第5篇
【关键词】信息化；
档案；
管理
当前，信息化技术得到快速发展，我国已经进入信息化社会，信息资源有力推动着我国经济的快速发展，在社会各个领域，信息化建设得到了普遍重视。随着信息化技术的快速发展，传统档案管理模式已不能适应当前快速发展的时代，档案管理工作一定要引入电子档案技术，才能得到持续性发展。
一、档案管理应用信息化技术的优点
（一）促进办公效率大幅度提高。利用计算机的信息处理能力有利于提高档案管理效率，在传统档案管理工作中，档案管理人员都是手工操作，不但需要大量的人力物力而且工作效率也较为低下。在档案管理工作中应用计算机软件，可以明显加快资料的收集、储存、分类和统计工作，有利于提高工作效率。
（二）促进档案文件信息得到充分的交流与共享。在传统档案管理工作中，不同单位与不同部门掌握的档案资料不能实现互通有无，不利用查找文件和信息。在档案管理工作中应用计算机技术以后，档案管理工作得到了较快升级，并逐步形成一个完整的系统，同时有利于实现不同单位与不同部门间的信息共享，档案文件信息可以实现各种方式的查询，使档案更好地服务于人民，提高了工作效率。
（三）有助于档案保存稳定性。档案电子文件载体材料与传统纸质载体对比，具有更长的保留时间。如VCD、DVD光碟，U盘，移动硬盘等，这些电子载体都具备一个突出的优点就是易于存取、较快传递、容易保存、不受外界环境的影响、不易损坏，稳定性较高。
（四）大大提高了文件传递的速度和安全性。档案管理信息系统依靠计算机网络，发挥安全认证等技术手段的作用，可以实现快速的传播，有效保证了文件传递的安全性。
二、档案管理应用信息化技术的方法
（一）把实体管理变为信息管理。在传统档案管理过程中，一般情况下依靠纸质、图片、录音、录像等形式保存，都是工作人员手工操作，在管理过程中存在着繁杂的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计、提供等工作，因此档案工作人员每天都需承担繁重的工作量，而且不易于操作，操作过程中容易产生失误。因为每天都要进行大量档案资料的整理与保管，因此不具备时间对档案资料进行提炼和加工，很多档案信息资源不能发挥应有的作用，形成严重的浪费现象。当前，大量的现代化管理技术和设备进入档案管理工作中，特别是随着计算机、光盘、多媒体技术的引用，有效提高了工作效率，实现档案管理工作的现代化，逐步淘汰了传统档案管理模式。当前，档案管理工作的核心内容是信息管理，在管理档案信息资源过程中普遍应用现代化管理手段。利用信息化处理的档案资源可以实现广泛传播，档案资源只有实现信息化管理，档案资源才能真正为人民所用，才能展现更大的作用，档案管理工作才能有力支持我国经济发展、科技进步与社会繁荣；
同时实现信息化管理的档案资源也可以创造一定的经济效益与社会效益，一定会促进我国国民经济的持续性发展。
（二）建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案。在档案利用信息化手段进行管理时，首先要具备计算机信息系统，因此，档案管理部门首先要明确下面工作：一是科学设计，保证基于计算机的文件档案管理工作流程的规范性，达到档案信息管理的标准。二是以文件处理方式为标准，尽快开发档案信息化系统软件。三是实现信息化管理过程中，要根据实际情况，实行内部控制制度，才能保证档案材料的可靠性。应用电子档案过程中，电子档案的真实性具有关键作用。在操作过程中，由于档案材料自电子文件一直到归档不具备程序化管理体系，不能实现系统间的有效链接，因此基于现在技术的电子文件原数据的完整性还受到一些因素的影响，大量电子档案还不能达到与对应纸质档案材料的一致性；
再就是保存电子档案的载体使用寿命不能保证等，这些都不利于做到档案材料的真实与安全。
（三）提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化，安全化。人在应用现代化设备中具有关键性影响，档案管理的每一项工作都需要人来完成。所以要求每一位档案工作人员都必须具备现代化知识。再有，要求尽快提高档案工作队伍结构水平，所以需要利用最短的时间建立一支掌握现代科学技术、专业技术的专业队伍：一是在当前的档案管理工作中应用了大量的现代科学成果，所以档案工作人员要树立终身学习意识，尤其是尽快掌握计算机技术、数学知识等，这些都严重影响着档案管理信息化程度、现代化程度的提高。二是具备高水平的档案专业知识，如档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理、档案标引、检索、编研、复制等技术。三是分析当前的档案管理发展情况可以得到，档案工作人员一定要具备现代化档案管理技术，学会分析档案信息，能够开展高级档案信息咨询工作，能够提供更高水平的服务等。档案管理人员一定要树立终身学习意识，同时上级档案管理部门要为工作人员学习创造条件，可以定期指定工作人员参加业务培训、参加技术指导，还可以结合应用老一辈帮助新人的做法，提倡相互促进、相互帮助、共同提高等，才能逐步形成梯队型人才结构与复合型人才集体。
【参考文献】
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